Leistung 04KI & Automatisierung

KI und Automatisierung für Betriebe in Dortmund.

Als KI-Agentur aus Dortmund automatisieren wir Arbeit, die sich in Ihrem Betrieb jeden Tag wiederholt: Rechnungen und Mahnungen, Belege, Anfragen und Termine. Dazu kommen KI-Assistenten, die mit Ihrem Firmenwissen antworten, auf der Website, per WhatsApp und am Telefon.

01Leistungen

Was sich wiederholt, kann von selbst laufen.

Wir beginnen nicht mit der Technik, sondern mit Ihrem Alltag: Wo wird doppelt getippt, wo muss jemand nachfassen, welche Fragen beantworten Sie jeden Tag aufs Neue?

  • 01

    Abläufe automatisieren

    Prozessautomatisierung im Alltag: Wiederkehrende Aufgaben laufen nach festen Regeln, per E-Mail, WhatsApp oder direkt in Ihren Programmen.

    • Rechnungen, Mahnungen, Erinnerungen und Berichte
    • Programme verbinden, damit nichts doppelt getippt wird
    • Belege automatisch auslesen und ablegen
  • 02

    KI-Assistenten

    Ein Assistent mit Ihrem Firmenwissen beantwortet Standardfragen, auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.

    • KI-Chatbot für Website und WhatsApp
    • KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt und Termine vergibt
    • Angebote, Texte und Zusammenfassungen als Entwurf
  • 03

    Daten und Vertrieb

    Ihr Vertrieb weiß jeden Morgen, wen er anruft, und kein Rückruf bleibt liegen.

    • Recherche möglicher Neukunden (Leads) mit Kontaktdaten
    • Anrufplanung und Wiedervorlagen
    • Dashboards: Anfragen, Umsätze und offene Posten auf einen Blick
    Beispiel: Vertriebsplattform
  • 04

    KI im Unternehmen einführen

    Bevor etwas gebaut wird, schauen wir gemeinsam, wo KI in Ihrem Betrieb Zeit spart und wo nicht.

    • Analyse Ihrer Abläufe
    • Schulungen für Sie und Ihr Team
    • Klare Regeln, welche Daten wohin dürfen
    Mehr zum Datenschutz

02Beispiele

So sieht das im Alltag aus.

Jeder Ablauf folgt demselben Muster: Etwas kommt an, wird geprüft und geht dorthin, wo es hingehört. Was unklar ist, landet bei einem Menschen.

AAbläufe automatisieren

Offene Rechnungen nachfassen

  1. EingangEine Rechnung wird fällig.
  2. Prüfen · RegelIst die Zahlung eingegangen? Abgleich mit Ihrer Buchhaltung.
  3. ErgebnisZahlungserinnerung per E-Mail, nach Ihrer Frist eine Mahnung zur Freigabe.

UnklarBei Teilzahlung oder Rückfrage bekommen Sie eine Nachricht statt einer Mahnung.

BProgramme verbinden

Belege auslesen statt abtippen

  1. EingangBeleg als Handyfoto, PDF oder weitergeleitete E-Mail.
  2. Auslesen · KILieferant, Datum, Betrag und Steuersatz werden erkannt.
  3. ErgebnisBeleg im richtigen Ordner, Daten in der Buchhaltung oder im Export für den Steuerberater.

UnklarUnleserliche Belege kommen auf eine Liste, die Sie kurz prüfen.

CKI-Assistenten

Anfragen annehmen, wenn niemand Zeit hat

  1. EingangAnruf, WhatsApp-Nachricht oder Chat auf der Website.
  2. Prüfen · KIAnliegen verstehen, Fragen beantworten, fehlende Angaben erfragen.
  3. ErgebnisTermin in Ihrem Kalender und eine kurze Zusammenfassung an Sie.

UnklarWeiß der Assistent nicht weiter, notiert er eine Rückrufbitte für Sie.

03Beispielprojekt

Vertriebsplattform mit automatischer Recherche.

Web-App · Automatisierung

Eine eigene Web-App für ein Anrufteam. Ansprechpartner und E-Mail-Adresse liest ein Ablauf automatisch aus dem Impressum der Firmen aus, statt dass jemand sie von Hand sucht.

  • Datenbank mit mehreren hundert Firmen, die als Neukunden infrage kommen
  • Anrufplanung und Wiedervorlagen, damit kein Rückruf vergessen wird
  • Getrennte Rollen für Anrufer und Leitung
Mehr unter Apps & Software
Skizze der Oberfläche, ohne echte Firmendaten

04Datenschutz

Erst klären, dann automatisieren.

Nur nötige Daten
Ein Ablauf bekommt nur die Daten, die er wirklich braucht. Alles andere wird gar nicht erst übertragen.
Vorab geklärt
Welche Dienste wo Daten verarbeiten und welche Verträge nötig sind, klären wir vor dem Start, wo möglich mit Rechenzentren in der EU. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Ihre Freigabe
Sie legen fest, was automatisch passiert und was Sie vorher freigeben, zum Beispiel Mahnungen.
Offen als KI
Ein KI-Assistent gibt sich als KI zu erkennen. Wer lieber mit einem Menschen spricht, bittet um einen Rückruf.

05Branchen

Typische Lösungen nach Branche.

Wo Automatisierung und KI im Alltag Zeit sparen können. Beispiele, keine Kundenliste.

Handwerk
Anfragen aus Website und WhatsApp mit allen Angaben, Angebote als Entwurf aus Ihren Notizen
Hausverwaltung
Schadensmeldungen per WhatsApp mit Foto aufnehmen und weitergeben
Kliniken, Pflege, Praxen
Terminanfragen außerhalb der Sprechzeiten annehmen, an Termine erinnern
Sicherheitsdienste
Berichte für Auftraggeber automatisch aus erfassten Rundgängen und Einsätzen
Gastronomie & Handel
Reservierungen und Bestellungen per Telefon oder WhatsApp annehmen
Vertriebsteams
Recherche möglicher Neukunden, Anrufplanung und Wiedervorlagen, siehe Beispielprojekt

06Ablauf

So läuft die Einführung.

Jedes Projekt bekommt nach dem Erstgespräch einen festen Preis – abgestimmt auf Umfang und Ziel.

  1. Unverbindliches Erstgespräch

    Welche Arbeit wiederholt sich, wo wird doppelt getippt, welche Programme nutzen Sie schon?

  2. Konzept und Festpreis

    Ein Plan mit den ersten Abläufen, den beteiligten Diensten und einem festen Preis, bevor es losgeht.

  3. Umsetzung mit Zwischenständen

    Wir beginnen mit einem Ablauf und prüfen ihn gemeinsam an echten Fällen aus Ihrem Alltag.

  4. Start, Einweisung, Betreuung

    Ihr Team wird eingewiesen. Ändert sich etwas in Ihrem Betrieb, passen wir den Ablauf an.

07Fragen

Fragen zu KI und Automatisierung.

Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an unter 0176 47159082 oder schreiben Sie uns.

Was kostet eine Automatisierung oder ein KI-Assistent?

Eine Preisliste gibt es nicht, weil ein einzelner Ablauf etwas anderes ist als ein Telefonassistent mit Kalender. Jedes Projekt bekommt nach dem Erstgespräch einen festen Preis – abgestimmt auf Umfang und Ziel.

Bei manchen Lösungen kommen laufende Kosten der beteiligten Dienste dazu, etwa für KI-Anfragen oder Telefonminuten. Die nennen wir Ihnen vorab.

Was kann der KI-Telefonassistent?

Er nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen mit Ihrem Firmenwissen und vergibt Termine, auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Eine Demo-Nummer gibt es nicht: Unter 0176 47159082 erreichen Sie den Inhaber Shayan Akbarbeig Khorasani persönlich, keinen Bot. Mehr dazu auf der Seite KI-Telefonassistent.

Was passiert, wenn die KI sich irrt?

KI kann Fehler machen. Deshalb bauen wir Prüfschritte ein: Unklare Fälle landen bei einem Menschen, und Sie bestimmen, was ohne Ihre Freigabe verschickt wird – zum Beispiel Terminbestätigungen ja, Mahnungen nein.

Müssen wir dafür neue Programme kaufen?

Meistens nicht. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, etwa E-Mail, Kalender, Buchhaltung oder Ihre Branchensoftware, sofern sie eine Schnittstelle haben. Wo das nicht geht, sagen wir es Ihnen offen und suchen mit Ihnen einen anderen Weg.

Braucht mein Team dafür technisches Wissen?

Nein. Wir richten alles ein, weisen Ihr Team ein und bleiben Ihr Ansprechpartner. Auf Wunsch gibt es Schulungen, in denen Ihr Team lernt, KI-Werkzeuge im Alltag sinnvoll einzusetzen.

Nächster Schritt

Welche Arbeit soll bei Ihnen von selbst laufen?

Im unverbindlichen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo Automatisierung und KI in Ihrem Betrieb Zeit sparen. Danach bekommen Sie einen klaren Plan mit festem Preis.